Change Management – Sponsoren

In den letzten Artikeln ging es um die Analyse und Bewertung von Changes / Unternehmen und das Zusammenstellen des Teams. Heute kommen wir zum für mich wichtigstem Teil eines Change Management Prozesses, den Sponsoren.

Sponsoren kann man unterteilen in Hauptsponsor und Sponsoren.

Der Hauptsponsor

Der Hauptsponsor ist der Sponsor, der die Veränderung aktiv kommuniziert und für alle vom Change betroffenen sichtbar ist. Ihm fällt eine sehr wichtige Rolle zu, da er von Anfang an dabei sein muss und schon beim Aufkommen erster Gerüchte über die Veränderung informieren muss. Er fördert also maßgeblich Bewusstsein (Awareness) und Wunsch (Desire), den ersten zwei Phasen des ADKAR Modells. Oft ist der Hauptsponsor im oberen Management angesiedelt, er kann aber je nach Unternehmensgröße und Größe der Veränderung auch Teamleiter oder ähnliches sein.

Die Sponsoren

Je nach Größe des Unternehmens und der Veränderung kann es neben dem Hauptsponsor auch noch weitere Sponsoren geben. Diese sind dann oft die Vorgesetzten der vom Change betroffenen Gruppen. Das ist hilfreich, da diese näher an den vom Change betroffenen Mitarbeitern dran sind. Sie verstehen die Ängste und Widerstände besser. Außerdem können sie noch öfter und genauer kommunizieren als der Hauptsponsor.

Eigenschaften eines guten Sponsors

Bei der Auswahl der Sponsoren und vor allem des Hauptsponsors sollte man besonders auf folgende Eigenschaften achten:

Exzellente Kommunikationsskills (unterstützt durch das Change Management Team)
Leidenschaft und Begeisterung ausstrahlend
Aktivität
Sichtbarkeit im Unternehmen
Erreichbarkeit und Verfügbarkeit
Anerkennung durch die Mitarbeiter
Im Idealfall Spnsorship Erfahrung

Diese Eigenschaften kann man anhand von Bewertungsfragen messen, wobei man bei der Beantwortung entweder auf vergangene Projekte zurückgreifen, oder das zukünftige Verhalten einschätzen muss. Auch hier gibt es wieder eine Bewertung von 1=sehr wenig bis 5=sehr viel.

Beispiele:

Der Sponsor nimmt regelmäßig an Projektbesprechungen teil
Der Sponsor kann mit schwierigen Managern und Teamleitern umgehen
Der Sponsor kommuniziert viel und lässt auch Fragen und Feedback zu
Der Sponsor hat Kapazitäten um die Veränderung aktiv zu unterstützen
Wie steht der Sponsor zu der Veränderung? (A=Unterstützend, B=Neutral / ablehnend)

Am Ende bekommt man dann eine Bewertung:

Die Nummer repräsentiert das Niveau des Sponsors, 1=80-100, 2=70-79, 3=<70. Es werden also sehr hohe Ansprüche an den Sponsor gestellt, das Niveau wird sehr schnell mit 3=Niedrig bewertet. Die Kombination aus Buchstabe (Stand zur Veränderung) und Nummer wird dann später in das Sponsorship Modell übertragen.

Das Sponsorship Modell

Wir haben ja bereits vorher die betroffenen Gruppen herausgefunden. Diese bringt man jetzt in Zusammenhang mit den Sponsoren, um ein Sponsorship Modell zu entwickeln. Die Namen der Sponsoren werden dabei nur abgekürzt. Das könnte dann so aussehen:

Hier sieht man sehr schnell folgendes:

Der Hauptsponsor IW steht der Veränderung positiv gegenüber, aber hat nur ein niedriges Sponsorship Niveau von 3
Der Sponsor des Backoffice steht der Veränderung neutral oder negativ gegenüber und hat ein mittleres Sponsorship Niveau von 2
Der Sponsor der Vertriebs Gruppe steht der Veränderung positiv gegenüber und hat ein mittleres Sponsorship Niveau von 2
Der Sponsor der Marketing Gruppe steht der Veränderung positiv gegenüber und hat ein hohes Sponsorship Niveau von 1

Man sollte also den Hauptponsor aufgrund des niedrigen Sponsorship Niveaus coachen, später auch die Sponsoren mit einem mittleren Niveau. Dem Sponsor des Backoffice muss man besonderes Augenmerk zukommen lassen, da er dem Change nur neutral oder sogar negativ gegenübersteht.

Sponsoren Coaching

Sponsoren, die der Veränderung nur neutral oder sogar negativ gegenüberstehehen, muss man besonders coachen. Hier bieten sich Gespräche an, um herauszufinden warum das so ist. Diese können auch unter Einbeziehung des Hauptsponsors stattfinden. Dabei geht es natürlich nicht darum Druck auszuüben, sondern darum auf die Ängste und Widerstände der Person einzugehen. Eine Art Change Management im Kleinen. Im schlimmsten Fall sollte man den Sponsor austauschen, da er eine Veränderung nie aktiv unterstützen und kommunizieren wird, wenn er dieser selbst negativ gegenübersteht.

Um das Sponsoren Niveau zu verbessern, bieten sich folgende Methoden an:

Training im Change Management Prozess
Klar machen, wie extrem wichtig die Rolle des Sponsors für den Erfolg ist
Beispiele für gute Sponsoren Aktivitäten aufzeigen
Häufige Fehler aufzeigen und vermitteln wie man diese vermeidet

Beispiele für das Coaching

Gute Sponsoren Aktivitäten:

Präsenz bei unternehmensweiten Veranstaltungen
Interaktion mit den Mitarbeitern
Häufige und regelmäßige Kommunikation
Selber die Veränderung leben

Häufige Fehler und die passenden Gegenmittel

Nachlassende Aktivität – Aktiv bleiben, unterstützt vom Change Management Team
Nicht verstehen, dass es um die Mitarbeiter geht, nicht um das einzuführende Produkt etc. – Immer wieder aufzeigen, welche Auswirkungen die Veränderung auf die Mitarbeiter hat und was der Mitarbeiter davon (What’s in it for me?)
Falsche Kommunikation, die kein Bewusstsein oder keinen Wunsch schafft – Richtige Kommunikation mit Hilfe des Change Management Teams
Die Sponsoren Rolle nicht ernst nehmen und einfach nur delegieren – Sich nicht vor der Aufgabe drücken und nicht prokrastinieren
Den Change selber nicht leben – Nicht Wasser predigen und Wein trinken