Wenn man den vorherigen Artikeln gefolgt ist, dann hat unser Change jetzt folgenden Status.
✅ Organisation bewertet
✅ Change bewertet
✅ Team zusammengestellt
✅ Sponsoren bewertet und ausgewählt
✅ Sponsoren gecoached
❌ Pläne erstellt
Jetzt sind wir in der Lage, das eigentliche Change Management zu starten. Dafür erstellt man als erstes Pläne, um diese danach umzusetzen. Diese Pläne korrespondieren mit den einzelnen Haupt ADKAR Phasen.
Zur Erinnerung:
- 😮 A – Awareness / Bewusstsein
- Das Bewusstsein schaffen, warum ein Change notwendig ist.
- 😍 D – Desire / Wunsch
- Das Verlangen schaffen, am Change teilzuhaben und ihn zu unterstützen.
- 🤓 K – Knowledge / Wissen
- Hier kommt dann doch die Schulung in’s Spiel. Aber erst jetzt!
- 🤯 A – Ability / Können
- Okay, ich weiß theoretisch wie es funktioniert, jetzt muss ich es anwenden und das Wissen vertiefen.
- 😎 R – Reinforcement / Verankerung
- Jetzt darf man nicht in alte Verhaltensweisen zurückfallen.
Die Pläne und die Phasen:
- Kommunikationsplan – A / R
- Sponsor Roadmap – A / D / R
- Coaching Plan – A / D / K / A / R
- Widerstandsmanagement Plan – D
- Trainingsplan – K / A
Und hier noch als Übersicht:
Kommunikationsplan
Mithilfe des Kommunikationsplans fördert das Change Management das Bewusstsein (Awareness) und die Verankerung (Reinforcement) bei einer Veränderung.
Inhalt
- Identifikation der Zielgruppe
- Kernbotschaften und Zeitpunkt
- Kommunikationsweg, Häufigkeit und Sender
- Vorbereitung und Vorstellung des Kommunikationsplans
- Häufige Fehler
- Beispiel
1️⃣ Identifikation der Zielgruppe
Die Gruppen und der Grad der Betroffenheit wurden ja bereits identifiziert. Siehe dazu auch meine vorherigen Artikel. Das ermöglichst es uns nun, einen für jede Gruppe angepassten Kommunikationsplan zu erstellen.
2️⃣ Kernbotschaften und Zeitpunkt
Was ist die Kernbotschaft und wann wird diese kommuniziert? Dabei kann sich die Kernbotschaft je nach betroffener Gruppe und je nach Zeitpunkt während des Veränderungsprozesses ändern. Es ist aber wichtig, so früh wie möglich zu kommunizieren, also schon beim Aufkommen der ersten Gerüchte über die Veränderung.
Kernbotschaften können sein:
- Ist Zustand und Soll Zustand
- Auswirkungen auf die betroffene Gruppe
- Statusupdates, Fortschrittsberichte
3️⃣ Kommunikationsweg, Häufigkeit und Sender
Über welchen Weg sollen die Sponsoren kommunizieren? Beim Hauptsponsor bietet sich da natürlich ein großes Publikum an, wie sie mit Kanälen wie Intranet oder (Remote) Live Events erreicht werden kann. Wenn betroffene Gruppen sehr groß sind, könnte sich der Hauptsponsor auch direkt an diese Gruppen wenden und nicht nur an das gesamte Unternehmen. Andere Sponsoren sind häufig näher an den Betroffenen, daher bieten sich hier eher persönliche Gespräche oder Gespräche in kleinen Runden an.
Die Häufigkeit sollte auch nach Betroffenheitsgrad der Gruppen variieren. Kommuniziert man zu häufig werden die einzelnen Nachrichten nicht mehr beachtet, kommuniziert man zu selten fühlen sich die Betroffenen nicht wertgeschätzt und allein gelassen. Es ist auf jeden Fall ratsam, offen und transparent zu kommunizieren, um nicht den Eindruck von Elitenbildung oder Geheimniskrämerei zu erwecken.
Bei einer Umfrage haben sich folgende bevorzugte Sender herausgestellt.
- Busines Nachrichten: CEO (45%) oder Vorstand (28%)
- Persönliche Nachrichten: Führungskraft (67%)
4️⃣ Vorbereitung und Vorstellung des Kommunikationsplans
Hat man die vorhergehenden Punkte abgearbeitet, kann man anfangen den Kommunikationsplan zu erstellen. Dieser sollte dann dem Projektteam, den Sponsoren und einigen kritischen Betroffenen vorgestellt werden. Dabei kann man vermitteln, warum diese Art der Kommunikation gewählt wurde. Aus dem ersten Feedback können Verbesserungen am Plan vorgenommen werden.
❗ Häufige Fehler
- Zu wenig Komunikation
- Keine oder schlechte Kommunikationsstrategie
- Zu spät kommuniziert
- Führungskräften zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt
- Zu wenig Personal für die Kommunikation vorgesehen
✔ Beispiel
Hier mal ein fiktives Beispiel, wie der erste Entwurf eines Kommuikationsplans aussehen könnte.
